書類認証とは

認証とは書類を外国での使用を可能にすることです。所定の組織が書類に署名をし、そのためにはいくつかの段階を踏む必要があります。大多数の国では取り決めがあります。

認証とは

認証とは外国で作成された書類をオランダでも使用可能にすることです。戸籍謄本や裁判所の判決、卒業証明書などがその一例です。認証により下記のことが証明されます:

  • 法的資格を有する専門の事務所でその書類が発行されたこと
  • 書類にある署名、押印及び印章の真正
  • 書類の書式が正しいこと

書類認証のために必要な手順

書類認証のために必要な手順は国によって異なります。これはオランダとその書類が発行された国との取り決めによります。書類が作成された国をお選びください。

認証までの手順

書類認証には所定の手続きを取らなければなりません。以下A国とは書類が作成された国を意味します。

ステップ1
A国で指定された機関は、A国において所定の組織によって署名がされているかを審査します。多くの場合、A国の外務省で行われます。真正に成立した書類として証明された後、公印もしくは印章が押されます。それによりオランダにその書類がA国で作成された書類であることを明白にすることができます。

ステップ2
オランダはその書類を審査後に公印もしくは印章で領事認証します。多くの場合はその国にあるオランダ大使館もしくは領事館にて、もしくは名誉領事によって行われます。オランダでは外務省の領事事務局で行われます。

多くの国でとの間で取り決めがされており、これら全ての手続きをする必要があるとは限りません。または、すべての書類に認証が必要とは限りません。その例の一つがアポスティーユ証明です。

アポスティーユ認証をする

多くの国が外国公文書の認証を不要とする条約、通称アポスティーユに批准しており、オランダも批准国しています。これにより認証をアポスティーユと呼ばれる、たった一つの公印もしくは印章で行うことが可能です。A国がアポスティーユ認証を行った場合、それ以上書類の認証を行う必要はありません。本条約に批准している国家間であればアポスティーユ認証された書類は有効とされます。

外国公文書の認証を不要とする条約に批准している国はハーグ国際私法会議の構成国の一覧に記載されています。こちらのリストをご参照ください。

認証が必要でない場合

A国との取り決めにより、特定の種類の書類には認証が免除される場合があります。多くの場合、書類をそのままオランダで使用することができます。

認証が不可能な場合

認証が不可能の場合に、さまざまな理由が考えられます。オランダにあるオランダ入国管理局(IND)や地方自治体などの機関が書類を審査し判断を下した場合です。